Tổ chức hội nghị, hội thảo là một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. 123Event tự hào mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín và tiết kiệm chi phí, giúp doanh nghiệp tạo nên những chương trình thành công. Ngay sau đây, hãy cùng tìm hiểu các gói dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo của 123Event.
Những lý do doanh nghiệp nên tổ chức hội nghị, hội thảo
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc tổ chức các sự kiện như hội nghị khách hàng hay hội thảo chuyên đề đã trở thành công cụ marketing hiệu quả. Một buổi hội nghị được tổ chức chuyên nghiệp không chỉ thể hiện hình ảnh doanh nghiệp mà còn tạo cơ hội kết nối, tăng cường mối quan hệ với đối tác và khách hàng.
Theo thống kê, 85% các doanh nghiệp lớn thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo trong chiến lược phát triển thương hiệu của họ. Những sự kiện này giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu, chia sẻ kiến thức chuyên môn và quảng bá sản phẩm một cách hiệu quả. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc kết hợp giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến đang trở thành xu hướng tổ chức hội nghị doanh nghiệp phổ biến.
Tổng hợp 7 loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay
Tùy vào mục tiêu của doanh nghiệp hoặc tổ chức, các hội nghị sẽ được tổ chức theo những hình thức khác nhau. Dưới đây là 7 hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo được sử dụng phổ biến nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo.
1. Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học là hình thức hội thảo tổ chức nhằm thảo luận hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và tham gia thảo luận với những cá nhân đang hoạt động hoặc nghiên cứu trong cùng lĩnh vực. Hội thảo này không nhằm mục đích quảng bá hình ảnh doanh nghiệp mà tập trung vào giá trị học thuật, nghiên cứu chuyên sâu.
Hội thảo khoa học là yêu cầu cao về nội dung chuyên môn, cần có sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành. Do vậy, đơn vị tổ chức cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng về tài liệu nghiên cứu và khâu vận hành.
2. Workshop
Workshop là hình thức hội thảo phổ biến không chỉ ở thế giới mà còn được biết đến rộng rãi tại Việt Nam. Đây là loại hội thảo nhằm mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực cụ thể như marketing, tài chính, ngân hàng,… Ngoài ra, workshop còn cung cấp các ví dụ thực tế trong ngành, giúp người tham gia hiểu rõ hơn về các thông tin và ứng dụng trong thực tế.
Điểm đặc biệt của Workshop là quy mô thường nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người, tạo điều kiện cho việc tương tác và thực hành trực tiếp. Format này rất phù hợp cho các buổi đào tạo kỹ năng chuyên sâu hoặc giới thiệu công nghệ mới.
3. Hội thảo du học
Hội thảo du học là sự kiện giải đáp thắc mắc của người tham dự về vấn đề du học. Điển hình như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Ngoài mục đích chia sẻ kiến thức, những hội thảo du học còn có mục đích tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Thông qua sự kiện này, các đơn vị tổ chức sẽ có cơ hội chuyển đổi những người tham gia thành các khách hàng tiềm năng.
4. Hội nghị Nhà nước
Các hội nghị Nhà nước thường được tổ chức cố định vào một số ngày trong năm hoặc linh hoạt theo mục đích thảo luận của các cấp Nhà nước. Đặc điểm của hình thức hội nghị này chính là tính chất trang trọng tuyệt đối và yêu cầu cao về an ninh, nghi thức.
Mỗi hội nghị Nhà nước thường được lên kế hoạch từ nhiều tháng trước và chuẩn bị một cách cẩn thận đến từng chi tiết. Yêu cầu về mặt kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, trang trí cũng được đặt ở mức cao nhất.
5. Tập huấn
Tập huấn sẽ tương tự như workshop nhưng với quy mô lớn hơn và được tổ chức trong nội bộ của tổ chức, ban ngành. Thông thường, các buổi tập huấn thường tập trung vào việc nâng cao kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên, nhằm giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Các buổi tập huấn có thể diễn ra ở công ty, doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào. Do vậy đây chính là một trong các hình thức hội nghị vô cùng được quan tâm trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.
6. Hội thảo chuyên đề
Hội thảo chuyên đề là buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và thường có sự tham gia của diễn giả. Thông thường, buổi hội thảo này thường bàn luận về các vấn đề thực tiễn trong công việc hoặc cung cấp cơ sở lý luận cho các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.
Điểm mạnh của hình thức này là khả năng đi sâu vào một vấn đề cụ thể, giúp người tham dự có cái nhìn toàn diện và chuyên sâu về một chủ đề. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn nâng cao chuyên môn cho nhân viên trong một lĩnh vực cụ thể.
7. Hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức định kỳ hàng năm. Đối tượng mời tham dự chủ yếu là khách hàng và các đối tác chiến lược. Chủ đề và mục đích chính của sự kiện là bày tỏ lời tri ân đến những khách hàng thân thiết.
Hội nghị khách hàng cũng là dịp để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, các công ty cũng tận dụng hội nghị này như cơ hội để thăm dò ý kiến khách hàng nhằm phát triển hoạt động kinh doanh và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Quy trình 6 bước tổ chức hội nghị, hội thảo thành công
Để có được một buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và tránh được những rủi ro không đáng có, cần thực hiện theo quy trình cụ thể. Dưới đây là 6 bước giúp bạn tổ chức hội nghị chuyên nghiệp.
Bước 1: Xác định chủ đề chính
Trước tiên, bạn cần đặc biệt lưu ý xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây chính là gốc rễ để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo.
Chủ đề cần phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đáp ứng được nhu cầu của đối tượng tham dự. Một chủ đề hấp dẫn sẽ là yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện ngay từ bước đầu tiên.
Bước 2: Lập kế hoạch sơ bộ cho buổi hội thảo
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm 7 phần chính:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được.
- Nội dung chính của hội nghị.
- Địa điểm, thời gian tổ chức.
- Kinh phí dự trù cho toàn bộ sự kiện.
- Đơn vị tổ chức và phân công trách nhiệm.
- Lên danh sách khách mời dự hội thảo.
- Chương trình chi tiết của hội nghị, hội thảo.
Để việc lập kế hoạch hiệu quả, cần phân định rõ vai trò của từng bộ phận và thiết lập timeline cụ thể cho mỗi công đoạn. Điều này giúp quá trình chuẩn bị diễn ra suôn sẻ và không bị bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Bước 3: Lên kế hoạch chi tiết cho hội nghị, hội thảo
Sau khi đã có kế hoạch tổng thể, bạn cần chuẩn bị chi tiết cho từng hạng mục:
- Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn hình,…
- Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón cho khách mời.
- Truyền thông cho sự kiện qua các kênh phù hợp.
- In ấn tài liệu phục vụ hội thảo.
- Phát thư mời cho khách mời trước sự kiện ít nhất 2 tuần.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện và đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
Bước 4: Tiến hành tổ chức
Trong ngày diễn ra sự kiện, cần tập trung vào các công việc chính:
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo một cách chuyên nghiệp.
- Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện đã lên kế hoạch.
- Xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng.
Một đội ngũ nhân viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng tốt với khách mời.
Bước 5: Kết thúc chương trình
Sau khi sự kiện kết thúc, cần thực hiện các công việc quan trọng như:
- Trao quà lưu niệm cho khách mời và người tham gia.
- Lập biên bản ghi lại nội dung hội thảo.
- Tiến hành thông báo kết luận và tổng kết nội dung chính của sự kiện.
Việc tổng kết và kết thúc chương trình một cách chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng người tham dự.
Bước 6: Xử lý thông tin
Sau khi sự kiện kết thúc, công việc vẫn chưa hoàn thành, bạn cần thực hiện các đánh giá, bao gồm:
- Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo so với mục tiêu đề ra.
- Tổng hợp các phản hồi từ người tham dự để tìm ra phương án cải thiện cho các sự kiện lần sau.
Việc đánh giá và xử lý thông tin sau sự kiện giúp rút kinh nghiệm và tối ưu hóa quy trình tổ chức cho những lần sau.
Lý do nên chọn 123Event cho dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo
Trong thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện đang ngày càng cạnh tranh, 123Event nổi bật với những ưu điểm vượt trội sau:
Kinh nghiệm và uy tín
123Event có 12 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, kết hợp du lịch, gala, hội nghị hội thảo. Công ty đã từng được hợp tác với nhiều khách hàng lớn trong nhiều lĩnh vực. Danh sách khách hàng ấn tượng của chúng tôi bao gồm nhiều doanh nghiệp lớn trong ngành ngân hàng, y tế, công nghệ, máy móc. Chẳng hạn như ngân hàng Techcombank, bệnh viện Tâm Anh, FPT Software, Goodyear Vietnam.
Sáng tạo và linh hoạt
Điểm mạnh của 123Event là khả năng sáng tạo và linh hoạt trong việc tạo ra các trải nghiệm mới. Chúng tôi không áp dụng một công thức cứng nhắc cho mọi sự kiện, mà luôn tìm tòi, sáng tạo để mang đến những giải pháp phù hợp nhất với mục tiêu và ngân sách của khách hàng.
Dịch vụ trọn với với mức giá tốt
123Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm tổ chức hội nghị, hội thảo, teambuilding và du lịch, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức. Đồng thời, dịch vụ của 123Event đảm bảo sự đồng bộ và chất lượng liên tục xuyên suốt mọi hoạt động.
Chúng tôi luôn đề xuất các giải pháp tối ưu giúp khách hàng tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất. Mức giá cạnh tranh kết hợp với chất lượng vượt trội là lý do khiến nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn 123Event trong thời gian dài.
Cam kết chất lượng
123Event cam kết đem đến dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói tốt nhất cho khách hàng. Chúng tôi hiểu rằng mỗi sự kiện đều quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy luôn nỗ lực hết mình để đảm bảo mọi chi tiết được thực hiện một cách hoàn hảo. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm của 123Event sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong tất cả các khâu tổ chức.
Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hoạt động quan trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm. Lựa chọn dịch vụ trọn gói của 123Event, quý khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về chất lượng và hiệu quả của sự kiện. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 0982 253090 để được tư vấn và nhận báo giá tốt nhất!
Xem thêm:
Dịch Vụ Tổ Chức Gala Dinner/ Year End Party Tại 123Event
Dịch vụ tổ chức sự kiện truyền thông uy tín tại Hà Nội
Dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty – 123event
Thông tin liên hệ:
- CÔNG TY CP DU LỊCH & TRUYỀN THÔNG 123
- VPĐD: Ngõ 27, phố Kiều Mai, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
- Hotline: 0982 253090
- Email: info@123event.vn
- Website: https://123event.vn/
